意昂3會計檔案管理規定
為了加強會計檔案管理，完善內部控製製度，保證會計資料的完整👩🏽⚖️，根據《會計法》和《檔案法》的規定，結合我校的情況製度本辦法。
一、會計檔案管理分類
會計檔案是指會計憑證🫱，會計賬簿和財務報告以及貯存在磁盤（軟盤和硬盤）上的會計文件和會計報表書面形式的會計核算資料。具體包括💧：
1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證👶🏿、匯總憑證、其他會計憑證。
2.會計賬簿類🐦🔥：總帳、明細帳🗃、日記賬⌚️、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿🥷🏽。
3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字說明，其他財務報告。
4.其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單🧝，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案的整理和歸檔
1.會計憑證的整理。會計憑證要按時做好整理和歸檔責任到人，做到裝訂整齊🙆🏻、完整、牢固，按適當的厚度裝訂成本🤞🏼😜，每一本會計憑證的封面要寫清楚年、月、日🚾🥅；自第**號至第**號，會計主管人員👩🏼✈️、裝訂人員要蓋章，封面上加蓋騎縫章😮💨，交專人負責保管🈸。保管人按檔案部門的有關要求👨🏿🦰，將裝訂好的憑證入盒，按期移交檔案部門🤹♂️🧦，由檔案部門管理👷🏻♀️。
2.會計賬簿的整理。年度終了，電腦打印各種賬冊後，將活頁帳按順序排好，加封面後裝訂成本🫸🏻。會計賬簿封面的有關內容要寫全，要寫帳戶全稱，不能只寫科目的代號。“本賬頁數”要寫帳的有效頁數；會計主管人員和會計人員都要蓋章。歸檔時卷脊上必須寫****年度****帳🐖，寫上案卷號👨🍳，按期歸檔。
3.財務報表的整理🧑🏽🦲。財務報表在年度終了，由主管報表人員按時間順序整理、裝訂🪀、立卷。卷面上逐項寫明報表名稱🙋🏿♀️、頁數，經會計主管人員審核、蓋章後，由專人負責裝盒歸檔。
4.其他會計資料的整理🌁。其他會計資料☄️，包括工資發放清冊，獎、助學金發放清冊，個人所得稅上繳明細清冊👮♀️，公積金憑證，公積金結存單等需移交檔案部門的重要資料按會計賬簿的整理要求裝訂成本。收據存根、學費收據存根、學生醫藥費存根，其他與財務活動有關的文件報告等等。這部分資料雖不全部移交檔案部門，也要統一收集🗒，建立完善的領用手續，註銷時必須逐頁檢查存根聯是否連號🍏。活頁存根須裝訂成冊，加蓋封面，註明年🙋🏼、月、日；自第**號至第**號，裝訂人員蓋章後♘，移交專人保管，按序存放，便於查詢。
5.會計資料的歸檔🧑🏽🔬。當年形成的會計檔案，在會計年度終了後🗄，由財務與資產管理處保管一年，期滿之後，由財務與資產管理處編製移交清冊移交學校檔案室統一保管🥠🧗🏻。有價證券的存根，由財務與資產管理處保存五年，到期按財務檔案銷毀方法，進行銷毀🏊🏼♀️。
三、會計數據備份管理
1.日常工作中，應定期按時對數據進行備份🦻🏿，以避免意外和人為錯誤造成對工作的幹擾。
2.為保證備份數據的安全，備份軟件必須貼上保護標簽，裝入盤套，放進硬盒🧋🕵🏼♀️，存放在安全🛜、潔凈🪄、防熱、防潮⚗️、防磁的場所👔。
3.隨計算機配置而來的操作系統，各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。
四🦹🏻♀️、會計檔案的保管和調閱
1.會計檔案的保管🤴🏻。須專人負責保管👩🏿🎤。保證會計檔案完好無缺👽，做到不丟失✫🤰，不破損🏨、不黴爛🎑、不被蟲蛀等。會計檔案具有保密性，其信息不能超過規定傳遞的範圍。有關人員要嚴格執行安全和保密製度🧢。
2.會計檔案不得借出，如有特殊需要🖕🏽，經財務與資產管理處負責人批準可以提供查閱或者復製，並辦理登記手續。查閱或者復製會計檔案人員🏚，嚴禁在會計檔案上圖畫🗼、拆封和抽換。
五、會計檔案的銷毀
1.由學校檔案部門會同財務與資產管理處填寫《會計檔案銷毀保管》，編製會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號🙍♂️、冊數🪘、起止年度和檔案編號🙍🏻♀️、應保管期限💆🏻、已保管期限🤲🏽、銷毀時間等內容🧑🏽🎨。
2.學校的負責人在會計檔案銷毀報告及清冊上簽署意見。
3.監銷人在銷毀會計檔案前📴🏎，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案🌇，要防止泄密、丟失🧑🏼🔧。
4.銷毀會計檔案時應由檔案部門、審計部門、財務與資產管理處共同派員監銷。
5.銷毀後🤲🏿，檔案部門、審計部門、財務與資產管理處應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，歸檔保存，並將監銷情況書面報告本單位負責人。
六、本文件屬沿用文件🙎，原文名：上海水產大學會計檔案管理規定；文件已自2003年1月1日施行。